Blog rapoarte Excel: exemple practice Youtube

Total vânzări cu focus la nivelul unui anumit angajat din echipă

În exemplul de astăzi, solicitarea operațională a clientului este pentru un raport foarte simplu, care să conțină o versiune centralizată a vânzărilor totale pe angajați, pentru a le avea la îndemână și a vedea situația comparativă, și apoi un raport care să-i ofere posibilitatea de a selecta un anumit angajat din prima listă, obținând detalii care să-i ofere o înțelegere mai profundă a contextului specific legat de performanța sa: data angajării și vechimea, locația magazinului, costurile salariale lunare, etc.

Cum putem îmbunătăți o analiză a vânzărilor

Săptămâna trecută am reușit să obținem o primă variantă de lucru a raportului nostru de analiză a vânzărilor, dar acum haideți să ne concentrăm pe modificările necesare ca urmare a testărilor efectuate:

Raportul existent funcționează excelent astăzi, dar ce se întâmplă în viitor, când apar noi clienți, care eventual să fie și alocați unui manager de portofoliu numit de curând?

Analiză vânzări cu un singur pivot care răspunde tuturor întrebărilor

Când vine vorba de analiza vânzărilor în funcție de mai multe criterii, cum ar fi clientul, produsul, magazinul, angajatul sau data vânzării, nu există ceva mai potrivit decât un tablou de bord (dashboard) cu slicer-e interconectate.

Acest instrument extraordinar oferă utilizatorului final posibilitatea de a alege care sunt cele mai interesante unghiuri din care să poată privi un anumit raport, similar întrucâtva cu un regim all-inclusive: toate datele necesare sunt disponibile și, în final, ingredientele sunt o chestiune de alegere și de gust personal.

Cum urmărim încasarea la timp a facturilor

De cele mai multe ori, folosim analiza vânzărilor pentru a spune povestea activității unei companii, dar câteodată trebuie să o ajustăm și în funcție de datele estimate de încasare a facturilor emise pentru vânzările respective, mai ales când aceste două momente nu sunt sincronizate și între ele se aștern multe zile, săptămâni sau chiar luni.

S-ar putea să avem un volum de vânzări excelent, dar dacă acestea nu sunt dublate de bani efectivi care intră în conturi (la data încasării sau chiar cu întârziere!) s-ar putea să ne aflăm în situația de a nu avea fonduri suficiente pentru a ne conduce afacerea.

Analiza încasărilor întârziate din firmă pe clienți

Așa cum am mai spus, momentul vânzării și momentul încasării banilor de la clientul respectiv sunt foarte diferite, și ar trebui să avem permanent în vedere ca aceste plăți să nu ne fie făcute cu întârziere, deoarece am putea întâmpina probleme legate de cashflow, mai ales la momentele la care avem și noi plăți de făcut către furnizori, salariați, taxe către bugetul de stat, etc.

Analiza încasărilor întârziate pe domenii de activitate clienți

Așa cum am mai spus, momentul vânzării și momentul încasării banilor de la clientul respectiv sunt foarte diferite, și ar trebui să avem permanent în vedere ca aceste plăți să nu ne fie făcute cu întârziere, deoarece am putea întâmpina probleme legate de cashflow, mai ales la momentele la care avem și noi plăți de făcut către furnizori, salariați, taxe către bugetul de stat, etc.

Estimarea scadențelor de plată a impozitelor

În cazul tuturor companiilor există taxe care trebuie plătite lunar, trimestrial sau anual, în funcție de profilul de activitate, legislația națională și alte criterii fiscale. Suma care trebuie plătită și scadențele impozitelor respective sunt uneori gestionate de firma de contabilitate, dar este întotdeauna o idee bună să fie verificate, deoarece penalitățile sunt costisitoare și, de asemenea, întârzierea plăților poate influența negativ rating-ul companiei.

Analiza plăților și corecțiile aplicate scadențelor de plată

Având deja estimările referitoare la taxe, ca sume de plătit și scadențe, constatăm că există o problemă legată de data efectivă la care s-au efectuat plățile.

Problema este că aceste plăți au fost programate să fie executate la datele de scadență respective, dar o parte dintre acestea erau zile de weekend, deci nelucrătoare/nebancare, ceea ce înseamnă ca plățile s-au făcut de fapt în următoarea zi bancară (luni).

Câmpuri calculate în sursa pivotului sau în pivot

Uneori, atunci când lucrăm cu pivoți Excel, avem nevoie să adăugăm o coloană suplimentară, care folosește de fapt ca punct de plecare o coloană existentă.

De exemplu, așa cum vom vedea împreună astăzi, avem un fișier sursă cu valoarea vânzărilor (fără TVA) pentru toate comenzile dintr-un anumit interval de timp, și vrem să vedem într-un pivot valorile totale ale vânzărilor la nivel de client și produs, cu și fără aplicarea cotei de TVA de 19%.

Validarea datelor și limitarea opțiunilor la alegerea inițială

Aplicarea unor reguli de validare a datelor în Excel este o modalitate excelentă de a limita opțiunile pentru utilizatorii finali ai unui fișier, astfel încât aceștia să poată alege mai rapid variante de completare și/sau să se asigure că alegerile făcute sunt corecte.

Acest lucru este util mai ales atunci când gestionăm mulți utilizatori care sunt rugați să adauge manual informații într-o sursă de date care ulterior va fi centralizată și folosită ca sursă pentru rapoartele noastre.

Top al valorilor și identificarea celor mai mici vânzări folosind pivoții

Săptămâna trecută am utilizat reguli de validare a datelor cu restricții (pe 2 niveluri ierarhice) pentru a obține o listă cu primele 5 produse care au avut cele mai mici vânzări pentru un anumit magazin dintr-o anumită categorie.

Aceste informații ar fi fost folosite ulterior pentru a planifica câteva campanii de marketing, în vederea creșterii vânzărilor acestor tipuri de produse.

O modalitate de urmărire a cheltuielilor personale

Păstrarea unei evidențe exacte a cheltuielilor personale nu este deloc o treabă ușoară: trebuie să ai un sistem care să funcționeze în cazul tău, să fie ușor de folosit și să îți ofere toate informațiile de care ai nevoie la momentul potrivit.

Poate îți dorești să pui niște bani deoparte pentru un proiect mai mare sau o vacanță, sau pur și simplu să vezi unde ți se duc toți banii în fiecare lună.

Analiza salariilor și prezentarea acestora pe intervale valorice

În majoritatea companiilor, rapoartele legate de salarii trebuie pregătite atent, astfel încât costurile salariale aferente unui angajat să nu se poată identifica exact, pentru a proteja confidențialitatea acestora.

Cu toate acestea, informațiile din bazele de date sunt cât se poate de exacte, deci vom avea nevoie de o modalitate de a grupa aceste salarii în anumite intervale de mărime, specifice fiecărei companii în parte.

O altă metodă de analiză a salariilor pe intervale

În majoritatea companiilor, rapoartele legate de salarii trebuie pregătite atent, astfel încât costurile salariale aferente unui angajat să nu se poată identifica exact, pentru a proteja confidențialitatea acestora.

Cu toate acestea, informațiile din bazele de date sunt cât se poate de exacte, deci vom avea nevoie de o modalitate de a grupa aceste salarii în anumite intervale de mărime, specifice fiecărei companii în parte.

Utilizarea Mail Merge pentru generarea automată a documentelor

Chiar dacă nu este disponibilă în Excel, opțiunea Mail Merge din Word utilizează însă, de cele mai multe ori, un fișier Excel ca sursă pentru baza de date necesară îmbinărilor. Este cazul redactării de contracte, sau de scrisori adresate clienților, generării de diplome sau oricărui alt document care are un format standard și câmpuri care necesită personalizare.

Desigur, putem folosi o bază de date Excel care conține coloane simple (numele clientului, adresa, reprezentantul legal al acestuia, etc.), dar putem să și adăugăm coloane suplimentare. Toate aceste informații pot fi incluse într-un document adresat clientului respectiv, folosind instrumente Excel.

Gestionarea scadențelor și monitorizarea plăților către furnizori

Am discutat deja despre cât de important este să încasăm sumele datorate de clienții noștri la timp, dar să nu uităm că avem de asemenea și responsabilitatea de a ne plăti furnizorii la timp.

Atunci când inițiem o relație comercială, fie că este cu un client sau cu un furnizor, avem reciproc încredere că bunurile sau serviciile vor fi livrate și plătite așa cum se prevede în contract, iar unul dintre punctele principale discutate la încheierea acestui contract este (pe lângă prețuri) data scadentă pentru plățile care urmează să fie efectuate conform acordului astfel încheiat.

Produse și servicii: vânzări versus profitabilitate

Am discutat deja despre cât de important este să încasăm sumele datorate de clienții noștri la timp, dar să nu uităm că avem de asemenea și responsabilitatea de a ne plăti furnizorii la timp.

Atunci când inițiem o relație comercială, fie că este cu un client sau cu un furnizor, avem reciproc încredere că bunurile sau serviciile vor fi livrate și plătite așa cum se prevede în contract, iar unul dintre punctele principale discutate la încheierea acestui contract este (pe lângă prețuri) data scadentă pentru plățile care urmează să fie efectuate conform acordului astfel încheiat.

O modalitate de înregistrare și gestionare a prezențelor

Păstrarea unei evidențe exacte a prezenței angajaților este o necesitate pentru orice companie, nu numai din perspectivă legală, ci și pentru calcularea corectă a salariilor datorate angajaților respectivi, a bonusurilor și a oricăror alte sume care trebuie plătite în funcție de prezență. Odată colectate datele privind prezența, companiile le pot analiza pentru a identifica anumite similitudini, tendințe și potențiale probleme.

Această analiză poate ajuta la îmbunătățirea modului în care este urmărită activitatea salariaților, la identificarea aspectelor relevante pentru gestionarea situației angajaților, și la asigurarea conformității cu legile din domeniul Resurselor Umane și cu regulamentele interne ale companiei.

O modalitate simplă de prezentare a indicatorilor - cheie

Toate instrumentele de Business Intelligence, cum ar fi Power BI de exemplu, au cel puțin o metodă excelentă de a afișa indicatorii importanți, și informații adiacente acestora. Fie că se numesc Tiles, sau Cards, sau că au poate alte denumiri în funcție de soft-ul folosit, importanța lor constă în faptul că sunt foarte relevanți pentru tablourile de bord destinate managerilor, fiind de obicei prezentați în partea de sus a paginii principale.

Rolul lor este de a concentra atenția asupra unui anumit indicator de performanță important, prezentat la nivel de total, pentru a-l avea la dispoziție împreună cu grafice de evoluție, de exemplu.

Raport de evoluție lunară a vânzărilor (fără pivoți)

Raportările aferente vânzărilor pot fi uneori destul de complicate, mai ales având în vedere că există multe modalități de a măsura rezultatele lor. Poate trebuie să compari valoarea vânzărilor cu target-ul, sau cu vânzările din aceeași perioadă a anului trecut, sau cu vânzările de luna trecută.

Poate că trebuie să le prezinți ca valori lunare sau ca vânzări cumulate la nivelul anului curent. Poate că trebuie să adaugi și niște KPI-uri, cum ar fi de exemplu evoluția procentuală a vânzărilor de la an la an sau de la lună la lună.

Alt raport cu evoluția lunară a vânzărilor (fără pivoți)

Săptămâna trecută am pregătit un raport lunar al vânzărilor pe client, utilizând în special funcția SUMIFS pentru a totaliza valoarea vânzărilor în funcție de numele clientului, anul și luna vânzării, acestea fiind comparate cu numele coloanelor lunilor din raport, concepute astfel încât să poată fi utilizate ca și chei comune de către SUMIFS.

Astăzi vom folosi o abordare diferită pentru aceeași cerință, deoarece vom construi alte formule pentru a alinia datele vânzărilor cu numele coloanelor noastre pentru lunile respective, astfel încât să fie utilizate de SUMIFS într-un mod similar.