Chiar dacă nu este disponibilă în Excel, opțiunea Mail Merge din Word utilizează însă, de cele mai multe ori, un fișier Excel ca sursă pentru baza de date necesară îmbinărilor. Este cazul redactării de contracte, sau de scrisori adresate clienților, generării de diplome sau oricărui alt document care are un format standard și anumite câmpuri care necesită personalizare.
Desigur, putem folosi o bază de date Excel care conține coloane simple, cum ar fi numele clientului, adresa, reprezentantul legal al acestuia, contul bancar etc., dar putem să și adăugăm coloane suplimentare, pentru a obține informații adiacente pe care le putem folosi apoi într-o invitație transmisă clientului: total vânzări pentru clientul respectiv, numărul de comenzi, produsul cu cea mai mare valoare a vânzărilor, etc. Toate aceste informații pot fi incluse într-un document adresat clientului respectiv, folosind instrumente Excel: poate fi o scrisoare de mulțumire, sau un anunț special personalizat pentru fiecare client, iar lista poate continua cu multe alte variante.
În exemplul de astăzi, dorim să trimitem o comunicare tuturor clienților noștri, pentru a le mulțumi pentru colaborarea noastră excelentă, în care vom adăuga și câteva cifre-cheie care să reflecte cu această ocazie aspecte ale acestei relații: numărul total de comenzi de la începutul acestei colaborări (ca dată și, de asemenea, ca număr total de ani) si valoarea totala a vanzarilor. Aceasta comunicare va fi semnata de catre reprezentantul de vânzări alocat ca și portofoliu respectivului client, cu oferirea de date de contact (telefon, e-mail).
Bineinteles, exista multi alti indicatori pe care i-am putea adauga (produsul cu cele mai mari vanzari, alte statistici legate de coportamentul de consum, etc.), dar de aceasta data vom simplifica lucrurile tocmai pentru a pune accentul pe modul de functionare al Mail Merge. Am stabilit conținutul textului dorit sub forma unui fișier Word, și dorim să completăm toate secțiunile necesare cu informațiile aferente fiecărui client.
În același fel, putem folosi bazele de date Excel existente (și chiar combinații ale acestora!) pentru a automatiza aproape toate documentele operaționale din cadrul unei companii, așa cum am mai menționat anterior: contracte și diplome, poate și facturi, corespondență oficială, invitații, anunțuri, lansări de produse, sondaje, pliante, confirmări pentru programări, newsletter-e, felicitări cu ocazia sărbătorilor, chiar și materiale educaționale pentru studenți, procese onboarding adresate clienților și/sau angajaților, etc.
Să vedem împreună cum putem automatiza comunicarea de astăzi, folosind baza de date Excel disponibilă și, de asemenea, construind coloanele de care avem nevoie, inclusiv din perspectivă comercială și de marketing.
