Păstrarea unei evidențe exacte a prezenței angajaților este o necesitate pentru orice companie, nu numai din perspectivă legală, ci și pentru calcularea corectă a salariilor datorate angajaților respectivi, a bonusurilor și a oricăror alte sume care trebuie plătite în funcție de prezență. Odată colectate datele privind prezența, companiile le pot analiza pentru a identifica anumite similitudini, tendințe și potențiale probleme.
Această analiză poate ajuta la îmbunătățirea modului în care este urmărită activitatea salariaților, la identificarea aspectelor relevante pentru gestionarea situației angajaților, și la asigurarea conformității cu legile din domeniul Resurselor Umane și cu regulamentele interne ale companiei.
Există multe modalități de a urmări și analiza prezența angajaților: se poate folosi un instrument dedicat la nivel de companie, activitatea poate fi externalizată către o companie care organizează acest tip de monitorizare în locul companiei noastre, sau putem proiecta mecanisme și fișiere interne pentru colectarea datelor și generarea diferitelor rapoarte utile:
- Software dedicate: Sunt disponibile pe piață diverse sisteme software specializate pentru a urmări prezența angajaților. Aceste sisteme includ adesea opțiuni de înregistrare automată a intrărilor și ieșirilor, programarea și gestionarea concediilor, și diverse rapoarte.
- Sisteme biometrice: Sistemele biometrice de prezență folosesc caracteristici biologice unice, cum ar fi amprentele digitale, recunoașterea facială sau scanarea irisului pentru a verifica identitatea angajaților atunci când aceștia intră sau ies din companie. Aceste sisteme sunt adesea folosite împreună cu un software care gestionează timpul de muncă și prezența, pentru acuratețe și securitate.
- Carduri electronice: angajații folosesc carduri electronice de diverse tipuri (frecvență radio, proximitate, etc.) pentru a marca intrarea și ieșirea de la locul de muncă, glisând sau atingându-le pe un cititor. Această metodă este convenabilă și poate fi integrată cu un software care gestionează timpul de muncă și prezența.
- Aplicații mobile: Mulți furnizori de software care gestionează timpul de muncă și prezența oferă aplicații mobile care permit angajaților să se înregistreze și să intre sau să iasă de la lucru, folosind propriile telefoane mobile. Se poate folosi și urmărirea prin GPS pentru a verifica locația angajatului.
- Portaluri online: Aceste portaluri permit angajaților să se conecteze și să-și înregistreze prezența de pe orice dispozitiv conectat la internet. Managerii pot accesa apoi aceste informații, pentru analiză și diverse rapoarte.
- Metode manuale: Unele companii mai mici pot folosi metode manuale, cum ar fi foile de pontaj pe hârtie sau fișiere Excel pentru a urmări prezența angajaților. Deși aceste metode sunt mai puțin automatizate, ele pot fi totuși eficiente pentru echipele mai mici.
Dacă suntem nevoiți să folosim metode manuale, Excel este aici pentru a ne ajuta și în acest context: putem urmări prezența angajaților folosind un fișier dedicat, organizat pentru a răspunde cel mai bine nevoilor de raportare. Se pot împărți angajații pe departamente sau în funcție de locația unde se află, se poate face urmărirea pe săptămâni, luni sau la nivel de an, sau se pot organiza datele după alte criterii, pentru a simplifica procedura de colectare și introducere a datelor. Ulterior, se pot folosi funcții Excel pentru a centraliza informațiile după diverse cerințe, sau se pot crea rapoarte mai avansate folosind Power Query în Excel.
În exemplul nostru de astăzi, avem la dispoziție un fișier Excel în care putem adăuga manual prezența zilnică pentru săptămâna în curs, pentru fiecare angajat, folosind o mapare (o literă pentru fiecare tip de prezență). Odată finalizat, vom folosi aceste date pentru a genera 2 rapoarte: unul care arată toate tipurile de prezență pentru fiecare angajat, la nivel de săptămână, și altul care arată toate tipurile de prezență centralizate pentru toți angajații, pentru săptămâna respectivă.
