Optimizare sistem de raportare Excel

Un sistem de raportare eficient nu rămâne neschimbat. Pe măsură ce compania evoluează, apar procese noi, volume mai mari de date și nevoi diferite de analiză.

În urma optimizării sistemului de raportare, vei beneficia de:

  • Extinderea și adaptarea sistemului de raportare existent la noile cerințe ale companiei

  • Îmbunătățirea fluxurilor de lucru și reducerea activităților repetitive

  • Dezvoltarea de rapoarte, dashboard-uri și automatizări suplimentare

  • Adaptarea sistemului la schimbările din procesele interne și la noile obiective de business

  • Documentație și recomandări pentru utilizarea eficientă a sistemului

Pentru multe companii, un sistem de raportare Excel optimizat este o alternativă mai rapidă și mai accesibilă decât implementarea unei soluții complexe de tip CRM sau ERP.

Vrei să afli cum poate fi optimizat sistemul tău de raportare?

Când este recomandată optimizarea unui sistem de raportare?

Sistemul actual funcționează, dar a devenit greu de utilizat

Pe măsură ce apar procese noi și volume mai mari de date, sistemul poate necesita ajustări pentru a rămâne eficient și ușor de utilizat.

Ai nevoie de rapoarte, indicatori sau dashboard-uri noi

Pe măsură ce compania evoluează, sistemul de raportare trebuie să ofere informații relevante pentru noile obiective și decizii.

Există activități manuale sau repetitive care pot fi simplificate

Optimizarea poate reduce timpul necesar prelucrării datelor prin reorganizarea fluxurilor de lucru și introducerea unor automatizări suplimentare.

Vrei să valorifici mai bine sistemul de rapoarte pe care îl ai deja

În multe situații nu este nevoie de un sistem nou, ci doar de ajustările potrivite pentru ca soluția existentă să răspundă mai bine nevoilor actuale.

De la analiza rapoartelor de astăzi la un sistem de raportare în Excel optimizat pentru viitor

Fiecare proiect de optimizare este adaptat modului în care lucrează compania ta, însă urmează aceleași etape, de la analiza sistemului existent până la predarea și integrarea noilor funcționalități.

1. Analiza situației actuale din companie

Începem prin analiza sistemului actual de raportare și a modului în care acesta este utilizat în cadrul companiei. Acest pas se poate parcurge prin contractarea unor ore de consultanță sau printr-un pachet de audit.

2. Raportul de analiză și direcția de optimizare

Concluziile analizei sunt sintetizate într-un raport separat, care stă la baza stabilirii măsurilor ulterioare de optimizare și automatizare, precum și a direcției de dezvoltare a sistemului de raportare.

3. Stabilirea elementelor care se păstrează și dezvoltă
Identific ce componente ale sistemului actual de raportare pot fi păstrate, ce poate fi îmbunătățit și ce este necesar să fie construit sau reorganizat cu prioritate, pentru a răspunde noilor cerințe ale companiei.
4. Organizarea surselor de date și a fluxurilor de lucru
Analizez și reorganizez sursele de date și procesele existente, astfel încât informațiile necesare rapoartelor să fie corecte, complete și ușor de prelucrat.
5. Optimizarea și automatizarea proceselor
Reduc activitățile manuale sau repetitive și dezvolt automatizări care simplifică extragerea și prelucrarea datelor și eficientizează activitatea de zi cu zi a companiei.
6. Implementarea noilor funcționalități
Realizez modificările necesare în sistemul existent și implementez noile surse de date și rapoarte, automatizările și fluxurile de lucru stabilite anterior.
7. Integrarea unitară a sistemului de raportare

Mă asigur că atât rapoartele existente, cât și cele nou dezvoltate funcționează corect împreună în cadrul companiei, într-un sistem unitar și eficient, atât din punct de vedere funcțional, cât și vizual.

8. Documentarea soluției și instruirea echipei
Pregătesc documentația necesară pentru utilizarea și întreținerea sistemului și prezint echipei modul de lucru, astfel încât aceasta să poată utiliza și administra soluția în mod independent.
9. Suport, dezvoltare ulterioară și instruire

După finalizarea optimizării, colaborarea poate continua prin servicii de Consultanță, dezvoltarea unor noi funcționalități, sesiuni de instruire sau externalizarea activităților de raportare, în funcție de nevoile companiei.

C.L.E.A.R. – Pentru optimizarea unui sistem de raportare fiabil

Clean data: curățarea și structurarea datelor, standardizarea modului de obținere a surselor de date
Logic and rules: fluxuri de lucru specifice unei companii, reguli de business, definiții indicatori și logică de calcul
Efficient Process: automatizarea importului de date, a fluxurilor de lucru și eliminarea prelucrărilor manuale
Actionable Reports: rapoarte utile, corecte și obținute în timp util, necesare deciziilor de business
Reliable Control: verificări ale surselor de date, reconcilierea rapoartelor, documentarea modului de lucru

Metoda CLEAR stă la baza fiecărui sistem de raportare în Excel pe care îl dezvolt. De la organizarea surselor de date până la verificarea rezultatelor finale, fiecare etapă contribuie la construirea unui sistem de raportare fiabil, ușor de utilizat și pregătit pentru dezvoltarea viitoare.

Analiza inițială stabilește cea mai potrivită soluție pentru sistemul tău

Primul pas al fiecărui proiect este înțelegerea modului în care funcționează sistemul actual de raportare în Excel, fie printr-un audit de raportare, fie prin intermediul unei etape de consultanță în cadrul procesului de optimizare.

Află cum se desfășoară Auditul de raportare

În urma consultanței inițiale, a analizei incluse în proiect sau a unui audit de raportare separat, se poate concluziona dacă sistemul existent poate fi optimizat sau, în anumite situații, dacă reconstruirea lui reprezintă soluția mai eficientă pe termen lung.

Implementarea sau optimizarea unui sistem de raportare?

Ambele servicii urmăresc dezvoltarea unui sistem de raportare mai eficient în Excel, însă soluția potrivită depinde de starea sistemului actual și de obiectivele companiei.

Optimizare

Când este alegerea potrivită?

✔ Sistemul actual funcționează și poate fi păstrat
✔ Ai nevoie de automatizări și optimizări suplimentare
✔ Dorești reducerea activităților repetitive
✔ Vrei să dezvolți sistemul existent fără o reconstrucție completă

Implementare

Când este alegerea potrivită?

✔ Construiești un sistem nou de raportare în Excel
✔ Procesele actuale trebuie reorganizate complet
✔ Structura existentă nu mai răspunde nevoilor companiei
✔ Vrei o soluție proiectată de la zero, adaptată modului de lucru al companiei

Dacă îmbunătățirile nu mai sunt suficiente și ai nevoie de un sistem de raportare construit de la zero, adaptat modului în care lucrează compania ta, serviciul de Implementare poate fi alegerea potrivită.

Vrei să afli ce variantă ți se potrivește?

Pachete orientative pentru optimizarea unui sistem de raportare în Excel

Fiecare optimizare este adaptată modului în care funcționează compania ta, sistemului de raportare existent și obiectivelor urmărite.
Valorile de mai jos sunt orientative și te pot ajuta să estimezi* investiția necesară.

Pachet

Start

de la 1.000 EUR

Pentru companii care au deja un sistem de raportare și doresc îmbunătățirea unui flux sau a unui raport existent.

  • Recomandat pentru 1 flux de lucru

  • 2 ore de discuții/consultanță incluse

  • Analiza surselor și rapoartelor existente

  • Integrare pentru 1-3 surse de date

  • Optimizarea a 1-2 rapoarte personalizate

  • Identificarea oportunităților de optimizare

  • Optimizarea formulelor și a fluxului de lucru

  • Documentarea modificărilor

  • Predarea și prezentarea soluției

Pachet

Standard

de la 1.500 EUR

Pentru companii care doresc optimizarea mai multor rapoarte și automatizarea proceselor existente.

  • Recomandat pentru 2-3 fluxuri de lucru

  • 4 ore de discuții/consultanță incluse

  • Analiza sistemului de rapoarte existent

  • Integrare pentru 4-6 surse de date

  • Optimizarea a 3-4 rapoarte personalizate

  • Automatizarea fluxurilor repetitive

  • Reorganizarea surselor de date

  • Documentarea soluției optimizate

  • Predarea și prezentarea sistemului

Pachet

Complex

de la 2.000 EUR

Pentru organizații cu procese complexe, mai multe departamente și nevoi avansate de raportare și automatizare.

  • Recomandat pentru peste 3 fluxuri de lucru

  • 6 ore de discuții/consultanță incluse

  • Analiza sistemului de rapoarte existent

  • Integrare pentru peste 6 surse de date

  • Automatizări și reguli de business complexe

  • Configurarea rapoartelor în dashboard-uri

  • Documentare completă și verificări finale

  • Predarea sistemului și suport pentru adoptare

* Valoarea finală este stabilită în funcție de complexitatea optimizării și este comunicată înainte de începerea colaborării.

Întrebări frecvente:

De ce este recomandat un Audit înainte de Optimizare?

Pentru că o optimizare eficientă începe cu o înțelegere corectă a modului în care funcționează sistemul actual. Auditul este recomandat atunci când sistemul existent este suficient de complex încât direcția de optimizare nu poate fi stabilită corect doar în cadrul consultanței inițiale.

În cei peste 20 de ani de experiență în finanțe și raportare și în cele peste 50 de proiecte dezvoltate pentru clienți recurenți, am observat că cele mai costisitoare greșeli apar atunci când se implementează soluții înainte de a înțelege situația reală.

În urma auditului sunt identificate limitările existente, oportunitățile de îmbunătățire și direcțiile de dezvoltare, astfel încât modificările propuse să aducă beneficii reale.

Dacă analiza arată că sistemul existent nu mai poate susține eficient activitatea companiei, recomandarea poate fi reconstruirea lui de la zero.

Dacă a fost contractat și realizat anterior un Pachet de Audit, concluziile acestuia devin punctul de plecare pentru Pachetul de Optimizare. Etapele de analiză și diagnostic deja parcurse, care sunt în continuare relevante și nu necesită reluare, sunt luate în considerare la stabilirea prețului Pachetului de Optimizare și nu sunt repetate sau tarifate din nou.

În funcție de nevoile companiei, optimizarea poate include reorganizarea rapoartelor existente, dezvoltarea unor dashboard-uri noi, automatizarea activităților repetitive, îmbunătățirea formulelor și a structurii fișierelor sau adaptarea sistemului la procese și obiective noi.

Desigur. Sistemul poate integra rapoarte și fluxuri de lucru pentru mai multe departamente sau linii de business, în funcție de modul în care este organizată compania. De exemplu, pot fi incluse rapoarte financiare, operaționale, de vânzări, HR sau alte rapoarte specifice activității companiei, toate construite astfel încât să ofere o imagine coerentă și utilă pentru luarea deciziilor.

Nu neapărat.

În multe situații pot fi optimizate doar anumite componente ale sistemului existent. Dacă însă auditul arată că limitările actuale sunt prea mari, poate fi recomandată implementarea unui sistem nou.

Da.

Optimizarea poate fi realizată pentru sisteme de raportare în Excel dezvoltate anterior, indiferent de cine le-a creat, cu condiția ca acestea să poată fi analizate și adaptate în mod eficient.

La finalul proiectului vei avea un sistem de raportare îmbunătățit, adaptat nevoilor actuale ale companiei, împreună cu recomandările necesare pentru utilizarea noilor funcționalități.

Pe măsură ce compania evoluează, sistemul poate fi dezvoltat în continuare prin optimizări suplimentare sau, dacă este necesar, prin implementarea unei soluții noi.

După finalizarea rapoartelor specifice companiei tale și automatizarea acestora conform cerințelor agreate, pot oferi echipei tale cursuri Excel personalizate, pentru a lucra mai ușor și mai eficient atât în contextul noilor rapoarte, cât și pentru a răspunde oricăror alte cerințe apărute zilnic în activitatea companiei tale.

Mai multe detalii despre programa standard a cursurilor regăsești pe pagina Cursuri. Poți accesa și pagina Workshops pentru mai multe informații despre sesiuni de lucru cu echipa ta, folosind fișierele interne ale companiei.

Este doar un punct de plecare pentru ce putem construi împreună, alături de echipa ta, ca o continuare firească a bunei noastre colaborări!

Toate datele, rapoartele și informațiile analizate sunt tratate cu maximă confidențialitate și sunt utilizate exclusiv în scopul desfășurării optimizării rapoartelor.

Dacă este necesar, putem lucra și cu fișiere anonimizate sau cu extrase parțiale, astfel încât informațiile sensibile să rămână protejate.

Ești gata să aduci claritate în firma ta?

Prin transmiterea acestui formular, apăsând butonul "Trimite mesaj", confirm că am citit, am înțeles și sunt de acord cu Termenii și Condițiile, Politica de Confidențialitate și Politica de Cookie-uri.

O parte dintre clienții mei. Le mulțumesc tuturor pentru colaborare și încredere!

Everest International Holding
Transparent Design
Agri Consortium
HRS
GLOBAL CONSTRUCT B.V.
Emiral Media Production
Szots Retail
Romasia Logistic
Velspi
Everest International Holding
Transparent Design
Agri Consortium
HRS
GLOBAL CONSTRUCT B.V.
Emiral Media Production
Szots Retail
Romasia Logistic
Velspi